基于表单核决中心的企业业务流程管理
发表时间:2008-6-9 作者: 王静平 郑阿漫 来源: 万方数据
关键字: 核决中心 企业业务流程 组件 

针对企业对业务流程管理信息化的实际需求,本文提出了一种基于核决中心的流程管理思想,并给出了系统设计方案和组件化实现方法。通过其内部封装的单据流程定制、控制和审核功能,企业决策者可以对业务流实施在线监控。

 1 引 言
      目前,随着市场竟争的日趋激烈和经济全球化的挑战,企业处在一种复杂多变的生存环境中。这就要求企业必须及时调整其原有的生产方式和组织机制来适应这种变化。在这种背景下,企业业务重组(BPR)势在必行,BPR管理思想要求企业从传统面向职能的管理转变为面向流程的管理。
      信息技术和企业管理的有效结合,无疑将有效解决企业对流程管理的迫切需求,然而,目前企业管理软件绝大多数是在相同制造模式下针对狭义资源进行运作,当业务流程重组时,该系统就不能适应,在实际应用中收效甚微,究其原因是在动态的环境下应用静态系统,系统缺乏可重构性和柔性。
      本文结合企业流程管理的实际需求和软件可重构性的特点,提出并实现了一种基于核决中心的流程管理思想。该思想集流程控制与决策功能于一身,其核心是建立一个流程定制、控制和审核中心。对于待处理的原始单据,核决中心定制该单据的核决流程,相应流程环节上的用户依次执行相应的决策职能,最后输出经层层审核和决策后的有效凭证。


      2 基础概念
      本文提出的核决中心概念,涉及核决角色、表单核决流程和核决用户三个基本概念。现分别定义和说明如下:
      核决角色是系统为完成不同的任务而设置的职权和责任。
      对某一企业而言,为了完成各种不同的任务需要,在企业各部门设置相应的岗位或者头衔。利用角色表示用户具有的职权和责任,代表他执行某项任务,反映他在多个工作人员流转的特定任务中的职权分配。这使得流程处理中的职责和具体的承担人剥离,系统也因此而具备良好的柔性和可维护性。
      表单核决流程是针对某一原始单据而设定其核决角色和各角色在该单据处理流程中的先后顺序。
      表单核决流程类似于某一项业务的审批流程。通过定义某一单据的核决流程,可以确定该单据处理流程各环节的职责和各职责在流程中的顺序。在定制表单核决流程时,用户可以选择所需核决的某一表单,然后针对该表单选取合适的角色,并根据实际工作流程对角色的先后顺序进行排定。例如:材料领料单,相关的人员有:领料单经办人、车间负责人、制料定额员、库管员和成本核算员等,该领料单的核决流程可以设定为:经办人填写领料单、车间负责人签字、经定额员核对、库管员发料,最后该单据传到财务部门进行材料成本核算。
      核决用户是每个核决角色对应的具体用户在设定好核决角色和表单核决流程后,还必须针对每个核决角色设定核决用户。只有将角色阮予具体的操作员或用户,角色所担当的职权和责任才能被实施。因此,一个用户如果被授予某一个角色,他就具有了这个角色的权限和责任。
在具备了以上三个基本概念后,我们对核决中心定义如下。
      核决中心是单据的流程定制和处理中心,核决用户依据定制好的表单核决流程依次行使审核和决策职能。
      从定义可以得出,核决中心包含两大功能,即:单据流程定制和审核决策。对于输入该中心的单据,选择其对应的核决角色,设定该单据的核决流程,并将核决角色赋予相应的用户承担,这样,和单据处理有关的要素,包括:职责、流程和人员都全部确定下来。单据流程定制完成后,核决用户将遵循表单核决流程定义的顺序依次行使审阅、批准或退回等功能。


      3 核决中心的系统设计
      目前国内的ERP管理软件,流程管理大多存在两方面的问题:一是为了降低ERP的实施难度和风险,压缩或不考虑原始凭证的业务流程管理,而采取事后的报表监督机制来弥补可能出现的一系列问题;二是对于定制开发的ERP软件,设计者根据具体企业的实际管理情况,量身定做了适合该企业当前的处理流程,将流程静态固化到应用系统中。前者存在的问题是增大了原始凭证出错的概率,出错原因和责任人将难以认定,后者短期内可能适合具体企业的管理模式,但如果出现部门调整、人员变更和业务流程重组,原有的处理流程将不再适用,这无疑扰乱了企业正常的生产经营活动和增加了系统维护费用。
      针对上述问题,我们提出了基于核决中心的企业业务流程管理的设计方案和组件化的实现方法。该方案分为逻辑上的信息流和物理上的业务流,信息流控制业务流的正常流动,业务流根据信息流的控制执行相应的实际作业,信息流的结束对应着实际业务的完成。
      核决中心的设计思想是:提取分散在企业各业务部门的审批职能和处理流程,构建逻辑上集中的流程定制和控制中心。通过核决中心,原始凭证经过该中心内部的加工处理,相应的业务功能在对应的环节上顺利执行,最后得到经层层审批后的有效凭证和业务执行结果。
      设计方案可以看出,核决中心包括单据流程定制和核决流程处理两块功能,辅助功能主要保障核决中心安全、快捷、顺利的运转。

     
      3.1 单据流程定制
      单据流程定制模块包括:设定单据核决角色、定制表单核决流程和确定核决用户三大功能。
      核决角色定义企业的各业务职能,并将各职能转化为核决中心的流程代码和流程名称。
      表单核决流程功能是提取需要核决的原始单据,设定该单据的处理流程代码和顺序,以及控制流程结束标志,从而定制了具体单据、处理该单据所需的角色和各角色在流程中的顺序等内容。
      核决用户是核决角色的具体执行者,它将单据、人员、角色等信息综合,并对该用户的有效间进行设定。该功能明确了指定单据的核决角色的具体承担者。
      为了使核决中心顺利运转以及软件的模块化和通用性要求,系统建立了待核决单据汇总和驳回处理中心。待核决单据中心将整个业务系统需要处理的单据集中管理,其中包含待核决的原始单据和尚未全部完成处理的单据,驳回处理中心主要接收所有被某一环节核决退回的单据,并提供审阅者的修改意见,在制表人修改完成后提交,最后重新进入待核决单据中心等待后续处理。


责任编辑:殷爽