把握内控契机,赢在流程管理——IDS Scheer与国内某大型油气公司合作手记
发表时间:2009-1-13 作者: IDS Scheer中国 来源: IDS Scheer中国
关键字: IDS Scheer中国 BPM 应用实施 

某大型油气公司(下简称A公司)是中国油气行业占主导地位的最大的油气生产和销售商,是中国销售收入最大的公司之一,也是世界最大的石油公司之一。

    某大型油气公司(下简称A公司)是中国油气行业占主导地位的最大的油气生产和销售商,是中国销售收入最大的公司之一,也是世界最大的石油公司之一。

    A公司作为在美国纽约证券交易所上市的公司,面对萨班斯法案的挑战,内控管理的重要性不言而喻。要提高财务报告的可靠性、实现对现行法规的遵从,并 提升经营的效果效率,关键在于对企业流程的管理和监控。为支持内控手册信息化、内控审计测试自动化、流程绩效监控等内控管理需求,以及全面业务流程 管理的应用需求,A公司于2006年8月开始与IDS Scheer公司合作,基于ARIS软件,实施内控管理信息平台和业务流程管理平台项目。截止2007年10月,项目第 一阶段建设工作完成,建立起了满足萨班斯法案要求的流程管理信息系统,达到了萨班斯法案对内部控制、评测、审计、报告、披露和归档等方面的要求。系 统的上线直接助力中石油于2007年底顺利通过了纽约证券交易所的年度内控审计,为全面开展业务流程管理与风险管理工作打下了良好的基础。

  手工内控费时费力

    A公司作为国内特大规模的企业,拥有百余家分公司和许多下属行政管理单位。股份公司内控部在每个单位都设有内控直属部门,按照其自身规模,人数从1至 3人到10几人不等。传统的人工审计流程极为漫长,负责审计的人员之间有明确的工作划分,一旦涉及到流程调整的问题,就要求被审计单位的该部门负责人 亲自到场。到年审大关时,很多被审计单位就带领各部门骨干入住审计人员所在的旅馆,随叫随到,发现问题在现场修改完善,每年由此产生的成本费用多达 数百万。

    “虽说内控是在美上市公司的必修课,企业在这方面的花费应与其重要程度成正比,但手工审计暴露的弊端不能忽视。比如,审计人员不易审计、流程发现问 题不易修改、各单位上交流程手册格式不同、同类企业信息相对独立、没有参照、复制的可能等等。”IDS Scheer项目经理说。

  赢在流程管理

    面对庞大的流程体系和复杂的审计流程,内控电子化迫在眉睫。2006年,A公司开始针对内控管理系统进行选型,与IDS Scheer公司同时进入A公司视线的还有 两家知名厂商,其公司知名度不输于IDS Scheer。IDS Scheer最终脱颖而出的秘诀在于:实施方案将内控置于流程管理这一大的管理平台之,而不仅仅专注在 内控。

    作为特大型企业,因发展历史长,分支企业和单位多样化,同样的业务在不同子单位的流程、执行部门、管理依据都不同。A公司认识到,企业的生命和发展 在于科学管理,而科学管理的前提和基础是确保同类业务的管理发展方向一致,达到管理的规范化和标准化。为实现这一目标需要对业务差异进行分析,对企 业业务流程进行清晰的梳理、动态的分析和即时的调整。

    萨班斯法案出台之后,很多企业都开始考虑应对措施。许多在美上市的企业本身并没有明确的流程手册,而在管理进程中通过与供应商的接触通常会涉及到由 各种项目触发的业务流程的再造,或重新设计财务流程的情况。此时就极有可能发生再造流程与固有流程形成并列关系,流程与流程间要素不统一,也没有太 多交集等情况。直接导致对业务部门职责的描述更不明确,甚至造成部门之间的沟通障碍。由此原因带来的企业多套流程的状况也会造成企业用于系统维护、 支持的成本增加,造成更多的浪费。

    “IDS Scheer主张内控是流程管理平台上的一道大菜,一个主题,因此我们的方案将内控管理置于整个流程管理平台之上。我们认为企业只应在这个统一的平 台上拥有一套唯一的、规范化的业务流程。A公司正是认可了这个概念,才选中了IDS Scheer为合作伙伴。”IDS Scheer项目经理说。“从2006年8月合作伊始 到2007年10月,项目团队完成了A公司流程管理平台建设的第一阶段工作,在其上实现了内控电子化及流程规范化的工作,并于2007年5月完成了内控审计在线 测试。此后,审计过程改为直接调用电子信息数据,同时利用软件将问题流程梳理出来,统一修改,过程时间明显缩短,大大缓解了内控工作的时间压力,同 时也节省了大量成本。更重要的是,A公司初步实现了流程的规范化管理,战略、制度得以落地、落实、职责被清晰分解到岗位。”

  战略可视化,职责清晰到岗

    A公司的战略目标是打造世界级综合性能源提供商。但要让流程中的每一个岗位都清楚地认识到企业的战略目标,并明白自己需要为实现这一战略目标做些什 么工作,绝非易事。在项目实施过程中,通过培训,A公司负责流程规划的人员能够在现场将自己部门的流程绘制出来,每一项绘制步骤都严格参照统一的 ARIS建模规范。在这个过程中,企业的战略目标、制度职责被分解、细化到每一个岗位,每一个岗位的员工都能够在流程图上清楚地看到自己的职责,对哪些 工作负责。A公司在经过这样的流程梳理后,其战略目标、组织任务、流程三者之间形成了三角关系,从而能够通过制定战略目标来规定组织任务,进而在流 程中找到对应岗位的职责,并形成岗位职责规范。

    通过流程的规范化管理,A公司同岗不同责的问题基本得到解决。例如,A公司下属18000多个加油站通过流程规范化,明确了加油站经理的职责,基本实现同 质化服务。当各加油站经理在不同加油站间调动时,也是全部统一职责。

  共同飞得更高

    在一期项目获得成功的基础之上,A公司将和IDS Scheer进一步展开合作。在二期项目中,IDS Scheer的专家团队将为A公司实施业务流程精细化管理、流程绩 效监控等方案,为中石油打造更加精细化的流程管理平台,实现流程的闭环管理。同时,IDS Scheer还将针对如法律风险防控等主题与A公司共同向全面风险 管理的更高目标迈进。

 

责任编辑:刘淼