成本管理变革——一个关于ERP系统实施前后的故事
发表时间:2009-1-20 作者: IDS Scheer 中国 高级咨询顾问 李磊 来源: IDS Scheer
关键字: ERP 成本管理 应用实施 

如果产品构成复杂,成本计算过程复杂,等到销售部的人得到急需的成本信息再给客户报价,最快也是几个小时甚至几天以后的事了,这样的场景,几乎每个 企业都发生过。企业因为报价不及时失去订单也是常有的事,因为报价不合理使企业利益蒙受损失的事也时有发生。

    一、实现产前成本预测

    “喂,财务部吗?我是销售部的小李,客户想订购产品XXX,规格是XXX,要求执行标准是XXX,我们以前没卖过,请帮助我们测算一下这个产品的成本,我们 好给客户报价!”
 
    “喂,工艺科吗?我是财务部的小王,有客户要订购新品XXX,请帮我们提供这个新品的资料,我们要测算一下它的成本!”

    如果产品构成复杂,成本计算过程复杂,等到销售部的人得到急需的成本信息再给客户报价,最快也是几个小时甚至几天以后的事了,这样的场景,几乎每个 企业都发生过。企业因为报价不及时失去订单也是常有的事,因为报价不合理使企业利益蒙受损失的事也时有发生。

    冶金企业制定销售价格时,通常按照产品的标准工艺和质量要求,进行成本测定,再根据市场价格和市场需求,制定一个产品价格表,当客户订购产品时,销 售人员查询价格表,然后进行报价,如果客户对产品有特殊要求,销售人员再根据事先制定的加减价原则,对价格表中的报价再次进行加价或减价。可是企业 生产看似差不多的产品,成本却可能有很大差异,如:生产接近设备或工艺极限规格的产品,其生产的复杂度要远大于普通产品,而成才率也可能小于常规产 品,因此生产这样的产品的成本必然会高,可是所有这些情况,销售人员很难完全了解,因为粗略计算成本导致销售报价太低,使企业利润蒙受损失的事时有 发生。

    企业产品构成复杂,品种繁多,如何实现快速、准确的成本计算和合理的销售报价,并计算每个销售订单的毛利,是摆在每个企业销售部门面前的难题。

    某钢铁企业实施ERP后,这些问题得到了恰当的解决。由于公司ERP系统支持产品属性管理和动态成本管理,产品成本是根据产品属性值动态计算出来的,当基 础数据配置完成后,销售人员只需按客户要求在报价时确认相应属性值,如外径、壁厚、扣型、钢种、热处理方式等,系统会自动计算出本产品在此种工艺路 线和配方下的产品成本,再根据订单报价,计算出销售本次产品的毛利率。一些较细微, 但对成本有直观影响的客户要求,如丝扣油种类,保护环类型和材质 等,都配置成可选择的属性,这样,由于特殊辅料或特殊原料价格不同而导致的成本变化也可以如实的反映出来。

    这样的销售行为,一方面回答了客户什么样的产品可以做,什么样的产品现在不能做,一方面又可以迅速看到系统按产品属性计算出的预估销售成本和毛利率 ,ERP系统提供的功能使公司很容易建立了销售考核体系,用科学、可信的产品毛利率作为销售人员业绩考核的指标之一,督促销售人员在追求订货量、销售 额的同时科学报价,保证了企业应得利润的获得。

    二、实现产前成本调整

    “这个月我们一定要完成产量XXX万吨,产值XXX万元!”

    这通常是管生产计划的领导在下达月生产计划时的总结语。从上句话可以看出,生产计划人员考虑比较多的是产量和产值指标。但在安排具体的生产计划时, 多会考虑优化排产,优化排产到底可以降低多少生产成本,在公司未上ERP前,这个指标很难量化。

    在ERP系统中,销售人员输入系统的订单已分布在每一个生产能力周期(孔型生产计划)中,计划人员开始排产各厂的月生产计划:一是将同钢种或同规格的 产品合并生产;二是进行工艺路径的优化,如客户无特殊热处理方式要求,可根据生产能力安排“在线常化”等经济生产路线;三是用经济钢种进行排产,适 用于客户对钢级有要求,对钢种无要求的情况;四是用经济配方进行生产,当几个配方都可以形成一个钢种时,计划人员根据原材料的市场价格情况,选择成 本最低的配方进行投产。

    优化排产时,计划人员修改产品的工艺路径、钢种、产品配方等属性信息,属性变化了,产品BOM(物料清单)跟着变,对应的产前生产成本经重新计算也发 生变动。业务人员可看到计划后的生产成本较先前预估销售成本相比的变化值。

    系统按这种动态生成的BOM重新计算产品成本,并作为预估的本批存货入库成本进行保存。该批存货预估的入库成本,其构成为本批产品投料的定额、预期成 材率和定额工时,实际材料价格和标准制造费用。如果定额设置合理,严格按定额指标生产并达到预期成材率的本批成本将具有最小的成本差异率,较小的成 本差异率成为了公司各生产厂新的生产目标。

    这种计划的生产工艺调整方式不仅实现了可视的产前生产成本调整,也使准确的成本计划成为公司继ERP生产计划、工艺计划、质量控制计划和点检/定修计划 后又一新的可下达到生产岗位的计划,同时对管理者的生产经营全过程可视化管理和控制提供了有利的依据。

    公司按照这一特点建立了计划部门的成本考核体制,用预估销售成本和产前生产成本的差额作为计划部门业绩考核的依据之一,降低成本作为计划部门的考核 指标之一,使公司生产利润预期进一步得到提升。

    三、准确及时的成本计算

    “小王,把这个月的生产成本算一下,我明天开会要用!”

    “啊,张厂长,明天就要?这个月的产量还没报上来呢,原料库的转账单也没到,这让我怎么算呀!”

    “我不管你怎么算,就是你今天不回家,也得给我拿出数来!”

    “啊……,唉!”

    就算有电算化的辅助计算,在冶金企业里进行成本核算仍是一件比较麻烦的事情。一般企业成本核算工作主要分为两块:一是生产统计,主要是统计材料领料 情况和工时消耗,二是成本核算,按产品的规格、品种进行成本核算,产量是分配间接费用的主要因子。

    由于材料、半产品、产品出入库单据是手工传递,所以部门之间的结账一般统一在月末进行,生产厂也只能在月末核算生产成本,如果结算单据未到,很难核 算出“准确”的成本。

    其实这里“准确”的成本是相对的,当公司为客户生产特殊规格和特殊钢种的产品时,由于加工特殊产品的技术含量高,制造费用数额较大,有时还有特殊的 实验检验费,生产成本应该很高,由于现行成本核算是按产量和折标系数对费用进行分配,成本核算情况很难真实地反映出真实的生产情况。

    因为这些原因,即使企业有专门的价格委员会,也很难制定细化到产品属性的产品定价,因为整个企业原始的成本核算方法,企业很难为销售人员提供一份个 性化的产品报价,这样一来,客户特殊需求不仅得不到应有的回报,长久下去,公司的形象也会受到影响。

    当生产计划释放后,生产订单下达到各生产厂,产品的工艺路径、质量标准和要求、客户特殊需求等均下达到每个工作岗位,计划投料、计划投料量、计划生 产时间、计划产量等信息也同时下达到每个工作岗位,这些数据构成了定单计划成本的定额信息。

    ERP系统中,成本核算的对象为生产定单,每个定单的投料、回收、特殊检验费、外委加工费等可以直接自动归集到定单,用生产准备时间、生产时间、入库 量、产品复杂度、工艺复杂度、定货量等作为成本分配因子进行产品间接费用的分配,一旦生产定单完成,根据实际投料种类、实际投料量、实际投料价格、 实际回收量、实际生产时间、实际产量计算的定单实际成本也计算完成,集成的ERP系统功能实现了成本计算的准确性和及时性。

    由于每个制造定单的投料量、回收、产量、工时均可能同计划量不同,系统将各项投料或费用差异单独记录到差异科目,并提供实际成本和计划成本的比较功 能,使管理人员很容易地看到差异产生原因。

    通过实施ERP,新的成本核算系统可以较真实、准确、及时地反映企业各个环节的生产状况,根据这个特点,公司出台了新的绩效考核办法,将员工的奖金同 产品成材率挂钩、同产品生产成本差异挂钩,充分调动员工参与成本控制和管理、提高产品质量的积极性,使公司利润在生产这个环节再一次得到提高和保证 。

    四、充分的成本分析

    “这个月产量、品种同上个月差不多,为什么平均吨成本比上个月高了近200元?财务科说说原因!”

    “这个月,部分原材料涨价,电耗也比上个月高了些,所以……”

    “原材料涨价只是这几天的事情,为什么全月成本都高!电耗高是哪几炉出问题了?”
  
    “这个,这个…….!!!”

    由于成本核算方法和核算周期的限制,要想在产后马上就说清成本情况,通过手工计算是不可能的事情,就算用计算机,很多ERP系统也办不到。

    公司ERP项目运行后,各厂每天、每班、每炉、每批的生产情况在系统中一目了然,其生产、质量、成本数据随时可得,每个生产批次的数据都支持及时分析 。当管理人员发现某生产批次成本差异较大时,可以分析差异产生原因:投料量超过定额、原料价格变动、成材率低、生产时间过长、产生特殊费用等,还可 以进一步分析投料清单和工艺路线、生产时间,以进一步确认是哪些投料和哪些生产步骤导致了成本差异。

    科学的管理手段提供了科学的分析手段,当某一批次的生产成本发生异常时,管理人员可以马上定位差异产生原因,进而纠正错误,或改进生产工艺,成本管 理和控制的及时性得到了保证和落实。

    公司ERP项目运行后,每个销售合同的实际完成情况、实际生产成本、实际边际贡献率都可以在系统中查询,可以比较销售合同制定时的预估销售成本和实际 生产成本的偏离率,可以分析哪些订单、哪些产品为公司利润的增加做出了较大的贡献,在企业没有实施ERP前,如果没有庞大的集成系统和分析功能的支持 ,是很难实现这些比较和分析功能。

    目前市场原料价格波动异常,如果企业产品价格不能及时调整,企业将陷入经营困境。因为ERP项目的实施提供了许多有效的手段和支持,通过成本分析可以 追溯到原材料价格变动对成本的各种影响,各生产厂每天分析成本变化情况,通过按照市场最新价格模拟任何一个产品的成本,从而调整产品销售定价和原材 料采购策略。公司克服原材料大幅波动等不利因素,系统提供的及时信息,使管理者更清楚的决策,为超额完成了公司的年初下达的各项经济指标,起到积极 作用。

    某钢铁企业ERP项目的运行,给公司成本管理带来了巨大的变革,从客户报价到优化排产,从生产过程成本控制到差异分析,生产成本核算细化到每个生产批 次,真正实现了产前成本预知、产中成本控制和产后成本快速分析的有效的成本控制和管理方法,同时公司建立了多层、有效的成本考核体系,ERP项目的运 行正在为公司核心管理上水平发挥着越来越大的作用。

责任编辑:刘淼